Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

2. Dos papeles distintos: responsable y encargado

Como responsable, INGEMBA trata los datos de las personas que visitan el sitio, solicitan una demostración o son usuarios de la plataforma (nombre, correo, celular, empresa y cargo).

Como encargado, INGEMBA trata por cuenta de cada empresa cliente los datos personales que esa empresa registra en InventaPyme, por ejemplo los nombres, teléfonos y correos de contacto de sus clientes y proveedores. En ese caso la empresa cliente es la responsable del tratamiento y debe contar con la autorización de esos titulares; INGEMBA solo los usa para prestarle el servicio y conforme a sus instrucciones.

3. Datos que recopilamos

• Identificación y contacto: nombre, correo electrónico, celular, empresa y cargo.
• Cuenta de usuario: correo de acceso, rol, sedes asignadas y permisos (por ejemplo, ver costos).
• Registro de actividad: usuario, fecha y hora de cada movimiento de inventario, conteo, pedido o cambio de costo, para trazabilidad y auditoría.
• Datos técnicos: dirección IP, navegador y fechas de acceso, para seguridad.

La información del inventario de la empresa (productos, saldos, costos, pedidos, listas de materiales) es información empresarial de la empresa cliente, no datos personales, y le pertenece a ella. No recopilamos datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.

4. Finalidades

• Crear y administrar las cuentas de usuario y sus permisos.
• Prestar el servicio de InventaPyme y su puesta en marcha, soporte y capacitación.
• Responder solicitudes de demostración y contactar a quien las pidió.
• Facturar el servicio y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
• Mantener la seguridad de la plataforma y la trazabilidad de los registros.
• Enviar información sobre InventaPyme y los servicios de INGEMBA, solo si el titular lo autorizó; puede retirarse en cualquier momento.
• Mejorar el producto con análisis de uso agregados y anonimizados.

No vendemos, cedemos ni compartimos datos personales con terceros con fines comerciales o publicitarios.

5. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

6. Cómo ejercer sus derechos

Envíe su solicitud a soporte@ingemba.com con el asunto “Habeas data — InventaPyme”, indicando su nombre, documento, la solicitud y un medio de respuesta.

• Consultas: se responden en un máximo de 10 días hábiles, prorrogables 5 días hábiles más informando el motivo (artículo 14 de la Ley 1581).
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria): se responden en un máximo de 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles más informando el motivo (artículo 15).

Si los datos fueron registrados por una empresa cliente (por ejemplo, usted es cliente o proveedor de esa empresa), trasladaremos su solicitud a esa empresa, que es la responsable.

7. Autorización

Al llenar el formulario de contacto, escribirnos por WhatsApp o usar la plataforma, el titular otorga su autorización previa, expresa e informada para el tratamiento descrito en esta política (artículo 9 de la Ley 1581). Puede revocarla en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos.

8. Seguridad

• Comunicaciones cifradas (HTTPS/TLS).
• Contraseñas almacenadas con funciones de resumen seguras; nunca en texto plano.
• Separación de la información de cada empresa en la base de datos (seguridad a nivel de fila), además de los controles de la aplicación.
• Acceso por roles y por sede; los costos solo los ven los usuarios autorizados.
• Registro inmutable de movimientos de inventario, con usuario, fecha y hora.

9. Transferencia y transmisión internacional

Para prestar el servicio usamos proveedores de infraestructura ubicados fuera de Colombia, que actúan como encargados: Supabase Inc. (base de datos y autenticación de la plataforma) y Vercel Inc. (alojamiento del sitio web), ambos en Estados Unidos, y Web3Forms (envío del formulario de contacto al correo de INGEMBA). Estas transmisiones se realizan con las garantías del artículo 26 de la Ley 1581 y de las normas que la reglamentan.

10. Conservación

Los datos se conservan mientras dure la relación con el titular o con la empresa cliente. Al terminar el contrato, la información de la empresa se le entrega a solicitud y luego se elimina o anonimiza, salvo lo que deba conservarse por obligaciones contables, tributarias o legales (hasta 10 años para soportes contables, artículo 28 de la Ley 962 de 2005). Los datos de solicitudes de demostración que no se convierten en clientes se conservan hasta 2 años.

11. Cookies

El uso de cookies se explica en la Política de cookies.

12. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 26 de octubre de 2026. Los cambios sustanciales se comunicarán a los usuarios activos por correo electrónico con al menos 15 días de anticipación.

Si considera que su solicitud no fue atendida, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en www.sic.gov.co.